Marktblatt aktuell: Wenn die Kasse nicht stimmt...

Branchenmeinungen: Das Thema Laden- oder besser Geschäftskasse ist derzeit in unserer Branche in aller Munde. Das Finanzamt stellt hier besondere Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Welche Kassenart man da am besten wählt, ist das eine Problem, zu dem es rechtliche Antworten vom Steuerberater gibt. Auch haben sich die Fachzeitschriften in etlichen Berichten damit befasst. Ein anderes Problem tritt auf, wenn die Kasse nicht stimmt. Was also tun bei Fehlbeträgen?

DIE KONKRETE FRAGE AUS DER BRANCHE LAUTET: »Wir haben ein Problem – bei uns stimmt die Kasse abends leider oft nicht. Uns würde interessieren, ob das in anderen Geschäften auch so ist und wie die Kolleginnen und Kollegen damit umgehen.«

Eine ganze Reihe Antworten gab es zu dieser Frage in der Facebook- Gruppe »Florum». Es handelt sich hier um eine sogenannte »geschlossene Gruppe«, der man als grüne Fachfrau oder Fachmann beitreten kann. Im Marktblatt haben wir die Meinungen „ natürlich anonymisiert.

Wenn sich die Fehlbeträge im Centbereich halten, sehe ich das entspannt, bei höheren Summen muss meine Mitarbeiterin ausgleichen. Damit ist sie einverstanden. Allerdings sind wir auch nur zu zweit, entweder arbeite ich oder die Mitarbeiterin. Wir machen immer eine Kassenübergabe, somit ist klar, wem der Fehlbetrag anzulasten ist.

„Bei uns sind meistens mehrere Personen an der Kasse, so dass man nicht wissen kann, wer den Fehlbetrag verursacht hat. Manchmal ist auch zu viel Geld in der Kasse. Aber meist wurde korrekt kassiert.

„Wir haben Bedienernummern, welche vor dem Kassiervorgang eingegeben werden müssen. Somit sehe ich, wer wann welche Buchungen hatte. Es kam auch schon mal vor, dass sich Geld in der Feder von der Kassenlade verfangen hatte. Darum gucke ich dort auch immer nach. Aber eigentlich stimmt das Geld immer … bis auf ein paar Cent zu viel.

„Wir haben das Thema Fehlbetrag mit unseren Mitarbeiterinnen besprochen. Wenn die Kasse abends nicht stimmt, und nicht ermittelt werden kann, wer den Kassiervorgang nicht korrekt durchgeführt hat, nehmen wir das Geld aus einer Mankokasse, in die alle – auch wir Chefs – regelmäßig eine Summe im Monat einzahlen.

„Mit dem neuen Kassensystem muss eh alles nachvollziehbar sein, jeder Fehlbon, jede Kassenentnahme, der Bon muss an die Abrechnung geheftet werden. Aber wenn ein Fehler beim Herausgeben passiert oder man gar bestohlen wird, ist das ein Problem.

„Bei uns gibt es genaue Vorschriften für das Kassieren, die wir schriftlich festgehalten haben. Bei der Einstellung muss jede Mitarbeiterin den Erhalt durch ihre Unterschrift bestätigen. Fehlbeträge müssen vom Verursacher aus eigener Tasche ausgeglichen werden. Das Gespräch zu diesem Thema ist wichtig. Es muss klar gestellt werden, dass schlampiges Verhalten nicht geht und die Personen haften, die an der Kasse sind.

„Bei uns gibt es jetzt genaue Regeln, wie kassiert wird. Ich hatte ein Problem mit einer Kollegin. Da hieß es halt mit ihr üben. Das Geld des Kunden auf die Kasse legen, dann Wechselgeld herausnehmen und dem Kunden vor zählen. Dann das Kundengeld in die Kasse legen. Inzwischen ist die Kollegin fit.

„Fehlbeträge gibt es bei uns schon mal. Wenn man zwei oder gar drei Kunden parallel bedient, kann es passieren, dass das Geld in die Kasse gelegt wird, ohne den Betrag einzugeben. Aber das geschieht vielleicht einmal im Monat.

„Ich halte mehrere Zwischenabrechnungen am Tag für sinnvoll. Zum einen wird das Personal an die Notwendigkeit der ordnungsgemäßen Kassenführung erinnert. Zum anderen lassen sich Fehlbeträge eventuell noch nachvollziehen. Wenn die Zwischenabrechnungen anfangs ohne Ankündigung geschehen, erkennt man eventuell ein »schwarzes Schaf«, besonders dann, wenn sich »Privatentnahmen« schon zu einer Regelmäßigkeit entwickelt haben und zur Aufstockung des Haushaltsaufkommens genutzt werden. Man kann es auch schlicht Diebstahl nennen. Diebstahl ist ein Thema, das man nicht außer Acht lassen darf. Den extremsten Fall hatte ich vor rund 25 Jahren bei einer Betriebssanierung eines Obst und Gemüsegeschäftes mit angeschlossenem Blumenladen. Ich wurde gebeten, mir das ganze einmal anzuschauen. Der Betriebsinhaber hatte drei Angestellte, der Warenumschlag war super, aber es blieb nicht viel übrig. Im ersten Moment dachte ich an Fehler in der Kalkulation, dann an Warenverlust durch Verderb. Aber alles passte, und ein vorsichtiges Hochrechnen ergab einen Fehlbetrag von 60.000 DM. Damals wurde das gesamte Personal ausgetauscht. Ich selbst hatte auch so einen Mitarbeiter. Als dieser den Betrieb verlassen hatte, schnellte der Umsatz um fast 25 Prozent hoch. Das hat mich doch sehr betroffen gemacht.

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